Hatékony időgazdálkodás, ami segít a stressz megelőzésében

Nemrég még abból álltak a napjaim, hogy rengeteg feladatom volt, egész munkaidőmben dolgoztam, mégis úgy éreztem, nem haladok a teendőimmel. Mindez azt eredményezte, hogy minden nap úgy mentem haza a munkahelyemről, hogy egyáltalán nem éreztem eredményesnek a napomat, ráadásul minden napot feszülten kezdtem, majd ez a feszültség a nap folyamán egyre csak nőtt. Egy igazi stressz-bomba ketyegett bennem, miközben a rossz időgazdálkodás börtönében ragadtam, és fogalmam sem volt, hogyan hatástalanítsam ezt a bombát és megmeneküljek a szorult helyzetből.

Úgy érzed, hozzád is ledobtak egy ilyen bombát, de fogalmad sincs, melyik drótot kellene elvágni? Ne aggódj, nem kell kommandósnak lenned a megoldás megtalálásához! Görgess tovább és megmutatok néhány lépést, ami neked is biztosan segíteni fog, hogy a rossz időgazdálkodás okozta eredménytelenség érzését és a folyamatos stresszt megszüntesd!

1. lépés: Találd meg, hol ketyeg a bomba! – avagy Mi lehet a rossz időgazdálkodás gyökéroka nálad?

 

 

 

Nagyon fontos lépés, hogy mielőtt bármilyen technika vagy alkalmazás használatába belevágnál, mondván, hogy „Ez biztos segíteni fog nekem!”, inkább először gondolkodj el azon, hogy a csúszásokat főként mi szokta okozni a te esetben.

Lehetséges okok például:
  • túl szigorú vagy önmagadhoz, és túl sok mindent tervezel be egy napra
  • nem tudsz/nem szeretsz priorizálni
  • „szenvedélyes” halogató vagy
  • belekezd valamibe, de nem fejezed be/sok mindent akarsz csinálni egyszerre
  • nem szeretsz vagy nem mersz segítséget kérni, nem tudsz delegálni

 2. Tervezd meg a hatástalanítást!

stressz

Ha már tudod, hogy pontosan mi okozta a folyamatos csúszást a feladataidban, máris könnyebb dolgod van! A következő lépés, hogy kiválasztasz egy vagy több megoldási módszert, ami hatékony lehet a te esetedben. Nézzünk néhány módszert és lépést, amely segíthet neked a hatékonyságod növelésében!

  • Ha túl szigorú vagy önmagadhoz, próbáld megfordítani a gondolkodásmódodat. Például tervezd el, hogy az adott héten milyen feladatokkal kell mindenképpen elkészülnöd, majd fontossági sorrend szerint haladj sorban, és minden nap pipáld ki, amivel elkészültél. Máris kevésbé leszel stresszes, hiszen nem egy napra zsúfolsz be mindent, irreális elvárásokat támasztva ezzel magaddal szemben, ráadásul még a hatékonyságod is nőni fog!
  • Ha nem tudsz, vagy nem szeretsz priorizálni, ajánlom neked az Eisenhower-mátrix alkalmazását. A feladataidat szortírozd aszerint, hogy mennyire sürgősek és fontosak, majd először végezd el azokat, amelyeket a piros négyzetbe írtál, tehát sürgősek és fontosak is. Ezt követően oszd be az adott napra vagy hétre azokat a feladatokat, amelyek a narancssárga négyzetekben szerepelnek, majd ha marad időd, foglalkozhatsz azokkal a dolgokkal, amiket a zöld mezőbe írtál.

  • Amennyiben te is a szenvedélyes halogatók táborát erősíted, próbálj meg tudatosabb lenni. Ez a mindfulness, a tudatos jelenlét képessége. Hidd el, amihez most nincs kedved, ahhoz sajnos később sem lesz. Azonban ha minél előbb elvégzed az adott feladatot, több időd marad mással foglalkozni.
  • Mindemellett az is nagyon fontos, hogy ha belekezdesz egy adott feladatba, akkor azt fejezd is be, mivel ha túl sok mindenbe kapsz bele, és végül egy teendőt sem tudsz igazán lezárni, az szintén komoly stresszfaktort fog jelenteni a mindennapjaidban. Tervezd meg tehát, hogy egy adott feladat elvégzéséhez mennyi időre van szükséged. Azonban, hogy biztosan ne csússz meg, minden ilyen időtartamhoz adj hozzá pluszban még 30%-ot. Nézzünk erre egy példát! Ha a jövő heti megbeszélésre egy prezentációt szeretnél készíteni, és ez körülbelül 1 órányi időt vesz igénybe, akkor számolj 1 óra 20 perccel. Ezáltal ha közbejön valami vagy valamilyen technikai probléma adódik, akkor is be fogod tudni fejezni az adott dolgodat, és nem kell csaponganod vagy párhumazosan intézned bizonyos feladatokat. Ez növelni fogja a hatékonyságodat,hiszen mindig csak az adott teendőre tudsz majd koncentrálni, valamint csökkenteni fogja a rád nehezedő nyomást is.
 
stressz

      3. Zárd ki a zavaró tényezőket és iktass be szüneteket!

Ha megtaláltad azt a módszert, amellyel a rossz időgazdálkodás veszélyes csapdájából megmenekülhetsz, akkor a sikerhez mindenekelőtt ki kell zárnod a zavaró külső tényezőket, amelyek elterelik a figyelmedet a ketyegő stresszbombád hatástalanításáról. Fontos tehát, hogy egy csendes helyen dolgozz, ahol mások nem zavarnak, illetve kapcsold ki a közösségi médiát minden eszközödön. Elengedhetetlen ugyanakkor az is, hogy néha szüneteket iktass be, hiszen ha folyamatosan csak a teendőiden pörögsz, csak gyorsabban ki fogsz merülni, ami szintén növelheti a belső feszültségedet.

      4. Légy türelmes önmagaddal!

Hidd el, a nem megfelelő időgazdálkodás okozta kis stresszbomba nem fog egyik pillanatról a másikra eltűnni a lelkedből. Számolnod kell azzal is, hogy az általad kiválasztott megoldás a te esetedben nem lesz hatékony és újat kell majd kitalálj. Azonban ilyenkor nem szabad magadat ostoroznod! A hatékony időgazdálkodás kialakítása, mint minden más az életben, egy tanulási folyamat, amely során a hibák a tapasztalataidat fogják gazdagítani, és nem a kudarcodat jelentik.

Úgy érzed, hogy egyedül mégsem tudsz javítani az időgazdálkodásodon, továbbra is stresszes vagy emiatt és segítségre van szükséged? Ajánljuk figyelmedbe kapcsolódó tréningjeinket!